कई PDF फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से एक दस्तावेज़ में कैसे जोड़ें

जोड़ना असल में काम कैसे करता है

PDF एक कंटेनर है। हर पेज एक ऑब्जेक्ट होता है, जिसका अपना कंटेंट स्ट्रीम, अपने फ़ॉन्ट और अपनी इमेज होती हैं, और फ़ाइल इन ऑब्जेक्ट को एक क्रॉस-रेफ़रेंस टेबल में लपेटती है जो बताती है कि हर चीज़ कहाँ है। जोड़ने में इनमें से कुछ भी दोबारा रेंडर या दोबारा एनकोड नहीं होता। एक नया खाली दस्तावेज़ बनाया जाता है, पेज ऑब्जेक्ट उसमें कॉपी किए जाते हैं, और एक नई क्रॉस-रेफ़रेंस टेबल लिखी जाती है।

यह फ़र्क़ सुनने से कहीं ज़्यादा मायने रखता है। क्योंकि कुछ भी दोबारा एनकोड नहीं होता, इसलिए जोड़ी गई फ़ाइल में टेक्स्ट अब भी टेक्स्ट रहता है, टेक्स्ट की तस्वीर नहीं बनता, तो वह खोजने और चुनने लायक बना रहता है। स्कैन किए पेज जिस रिज़ॉल्यूशन में आए थे, वही बनाए रखते हैं। 300 DPI वाला इनवॉइस चुपचाप 150 DPI का नहीं बन जाता, और JPEG आर्टिफ़ैक्ट उस तरह नहीं बढ़ते जैसे किसी इमेज को बार-बार दोबारा एक्सपोर्ट करने पर बढ़ते हैं। अगर आपने कभी किसी ऐसे टूल से PDF जोड़े हैं जो सब कुछ इमेज में फ़्लैट कर देता था और फ़ाइल का साइज़ दोगुना कर देता था, तो वह टूल पेज को कॉपी नहीं, रेंडर कर रहा था।

क्रम को सही तरीक़े से सेट करना

फ़ाइलें उसी क्रम में जुड़ती हैं जिस क्रम में वे क्यू में रहती हैं, और अगली फ़ाइल शुरू होने से पहले हर फ़ाइल अपने सारे पेज दे देती है। किसी रो को खींचकर हटाएँ, या ऊपर-नीचे वाले ऐरो इस्तेमाल करें, जो फ़ोन पर आसान रहते हैं जहाँ खींचना थोड़ा मुश्किल होता है। हर रो के बाईं तरफ़ लिखी संख्या वही जगह है जो वह फ़ाइल तैयार दस्तावेज़ में लेगी।

दो आदतें समय बचाती हैं। फ़ाइलों को जोड़ने से पहले ही ऐसे नाम दें कि वे अपने आप सही क्रम में लग जाएँ, जैसे 01-कवर, 02-बॉडी, 03-परिशिष्ट जैसा नंबर वाला प्रीफ़िक्स। फिर जोड़ने से पहले नंबर चेक करें, बाद में नहीं। इस स्टेज पर क्रम बदलने की कोई कीमत नहीं है, क्योंकि अभी तक कोई प्रोसेसिंग हुई ही नहीं है। जोड़ने का काम तभी चलता है जब आप बटन दबाते हैं।

क्या बना रहता है, और क्या नहीं

पेज का कंटेंट पूरी तरह साबुत आता है: टेक्स्ट, वेक्टर ग्राफ़िक्स, एम्बेड की गई इमेज और फ़ॉन्ट। पेज का साइज़ और ओरिएंटेशन हर पेज के हिसाब से बना रहता है, तो अगर आप A4 पोर्ट्रेट को US Letter लैंडस्केप के साथ मिलाते हैं, तो आपको ऐसा दस्तावेज़ मिलता है जिसमें हर पेज अपने पड़ोसी पेज जैसा दिखने के लिए खिंचने के बजाय अपना ही आकार बनाए रखता है।

कुछ चीज़ें इस सफ़र में बच नहीं पातीं, और पहले से जान लेना बेहतर है:

• बुकमार्क और दस्तावेज़ का आउटलाइन कॉपी नहीं होते। जोड़ी गई फ़ाइल बिना किसी नेविगेशन ट्री के शुरू होती है, जो जानना ज़रूरी है अगर आप कोई लंबा दस्तावेज़ बना रहे हैं जिसमें लोगों को इधर-उधर जाना पड़ेगा।
• इंटरैक्टिव फ़ॉर्म फ़ील्ड फ़ील्ड की तरह काम करना बंद कर सकते हैं। अगर आप भरे जा सकने वाले फ़ॉर्म जोड़ रहे हैं, तो पहले उन्हें भर लें और फ़्लैट कर लें।
• पासवर्ड से सुरक्षित फ़ाइलें बिलकुल भी नहीं खुलतीं। ऐसे में जोड़ने का काम फ़ाइल को चुपचाप छोड़ने के बजाय एक एरर के साथ रुक जाता है, तो शुरू करने से पहले पासवर्ड हटा दें।

फ़ाइल के साइज़ का क्या होता है

उम्मीद करें कि यह लगभग सभी हिस्सों के जोड़ जितना होगा, साथ में थोड़ा-सा स्ट्रक्चरल ओवरहेड। जोड़ना कंप्रेस करना नहीं है, इसलिए 4 MB और 6 MB की फ़ाइलें मिलकर करीब 10 MB के आसपास कुछ बनाती हैं। अगर नतीजे को ईमेल अटैचमेंट की सीमा में रहना है, तो पहले मूल फ़ाइलें कंप्रेस करें और फिर जोड़ें। जोड़ी गई फ़ाइल को कंप्रेस करना भी काम करता है, लेकिन इसमें आप हर दस्तावेज़ को अलग तरह से संभालने की सुविधा खो देते हैं, जो तब मायने रखता है जब उनमें से एक फ़ोटो से भरा स्कैन हो और बाक़ी सादा टेक्स्ट।

यह टूल आपके ब्राउज़र में ही क्यों चलता है

जिन दस्तावेज़ों को लोगों को सबसे ज़्यादा जोड़ना पड़ता है, वे ठीक वही हैं जिन्हें वे किसी अजनबी को सबसे कम सौंपना चाहेंगे: साइन किए हुए कॉन्ट्रैक्ट, मेडिकल रिकॉर्ड, टैक्स के काग़ज़ात, वीज़ा आवेदन के लिए पासपोर्ट स्कैन। इन्हें ऑनलाइन जोड़ने का आम तरीक़ा है, हर फ़ाइल को किसी और के सर्वर पर अपलोड करना, ऐसी रिटेंशन पॉलिसी मान लेना जिसकी जाँच आप नहीं कर सकते, और उम्मीद करना कि डिलीशन वैसे ही होगा जैसा बताया गया है।

यह टूल फ़ाइलों को कहीं नहीं भेजता। जोड़ने का काम उसी पेज के अंदर होता है जिसे आप पहले से खोले बैठे हैं, pdf-lib नाम की एक JavaScript लाइब्रेरी की मदद से, और तैयार दस्तावेज़ सीधे आपके डाउनलोड फ़ोल्डर में लिखा जाता है। आपको इसे यूँ ही मान लेने की भी ज़रूरत नहीं है। अपने ब्राउज़र के डेवलपर टूल खोलें, नेटवर्क टैब पर जाएँ, और कुछ जोड़कर देखें। टूल इस्तेमाल करने पर पहली बार आपको लाइब्रेरी को ही डाउनलोड होते दिखेगा, और उसके बाद कुछ नहीं। कोई रिक्वेस्ट आपका दस्तावेज़ नहीं ले जाती, क्योंकि कोई बनती ही नहीं। आपके ब्राउज़र तक कोड का आना, आपकी फ़ाइल के ऊपर जाने जैसा नहीं है।

डेस्कटॉप ऐप्लिकेशन कब बेहतर जवाब है

ब्राउज़र में जोड़ने की सीमा वही मेमोरी है जो एक टैब को इस्तेमाल करने की इजाज़त है। कुछ दर्जन सामान्य दस्तावेज़ों के लिए यह आराम से चल जाता है। दो हज़ार पेज के स्कैन किए आर्काइव को जोड़ना इसमें आसान नहीं, और डिस्क तक सीधी स्ट्रीमिंग पहुँच वाला डेस्कटॉप ऐप्लिकेशन इसे कहीं बेहतर तरीक़े से संभालेगा। यही बात सैकड़ों फ़ाइलों पर पेज-स्तर की बारीक एडिटिंग पर, या शेड्यूल पर बार-बार चलाए जाने वाले बैच काम पर भी लागू होती है। आम मामले के लिए, यानी कुछ दस्तावेज़ों को सही क्रम में रखकर एक फ़ाइल वापस पाने के लिए, ब्राउज़र तेज़ रास्ता भी है और निजी भी।